Matthias Otto – KI & Automatisierung im Mittelstand

Profil

Führungsverantwortung und Umsetzung in einer Person

Digitalisierung und KI baue ich selbst auf – von der Prozessanalyse bis zum laufenden System. Mit Fachbereichen, IT, Datenschutz und Mitbestimmung, aber ohne die Umsetzung wegzudelegieren.

Zwei ERP-Migrationen inklusive Umstellung der Finanzbuchhaltung, Dokumentenmanagement-Einführungen in sieben Betrieben, KI-gestützte Automatisierung administrativer Workflows mit Microsoft 365 Copilot, GenAI und KI-Agenten – konzipiert, umgesetzt und den Betrieben direkt nutzbar übergeben.

Der Teil, an dem KI-Projekte meist scheitern, ist nicht die Technik, sondern die Akzeptanz. Genau dort liegt meine Stärke: Ich habe über zwanzig Jahre Teams zwischen einer und dreißig Personen durch Veränderungen geführt – und danach selbst am System gesessen.

Angebot

KI einführen – bis sie im Betrieb tatsächlich genutzt wird

Besonders passend für abgegrenzte Vorhaben, Pilotbereiche und Organisationseinheiten mit kurzen Entscheidungswegen – auch innerhalb größerer Mittelstandsunternehmen. Nachgewiesene Umsetzungserfahrung besteht bislang vor allem in Einheiten und Betrieben mit bis zu 30 Mitarbeitenden.

KI und Automatisierung einführen – bis sie im Betrieb tatsächlich genutzt werden.

Von der Prozessaufnahme über die Werkzeug- und Datenklassenentscheidung bis zum Rollout und der Messung, ob die Nutzung nach drei Monaten noch steht.

ERP- und DMS-Transformation, Anbindung an bestehende Systeme

Migration und Einführung von ERP- und Dokumentenmanagement-Systemen, inklusive Umstellung der Finanzbuchhaltung – im laufenden Betrieb, ohne Stillstandstage. Vorhandene Fachanwendungen werden über ihre Schnittstellen angebunden, statt sie abzulösen.

KI-Einführungen so vorbereiten, dass Betriebsrat und Datenschutz sie mittragen.

Ich nehme je Anwendungsfall den Sachverhalt strukturiert auf – welche Daten, welche Auswertungsmöglichkeiten, welche Beteiligten – und bereite ihn so auf, dass Ihre Rechtsabteilung, Ihr Anwalt oder Ihr Datenschutzbeauftragter unmittelbar damit weiterarbeiten kann. Die rechtliche Bewertung selbst bleibt dort, wo sie hingehört.

Einstieg: KI-Check für einen konkreten Anwendungsfall

Ablauf: Aufnahmegespräch, Sichtung der betroffenen Daten und Systeme, Bewertung nach dem Werkzeugkompass.
Ergebnis: Eine Empfehlung je Anwendungsfall mit Ampelbewertung, Datenklasseneinstufung und einem Vorschlag für die ersten Messgrößen – dazu eine strukturierte Sachverhaltsaufnahme mit den Angaben, die eine Betriebsvereinbarung typischerweise verlangt, und eine Themenliste der Punkte, die darin üblicherweise geregelt werden.
Dauer: Zwei bis drei Wochen ab Startgespräch.

Die rechtliche Bewertung nehmen Ihre Rechtsabteilung, Ihr Anwalt oder Ihr Datenschutzbeauftragter vor; ich liefere die Grundlage dafür. Dies ist keine Rechtsberatung.

Konditionen auf Anfrage.

Fallstudien

Was ich gebaut habe – in eigenen und verbundenen Unternehmen

Die folgenden beiden Fälle stammen aus eigenen und mit mir persönlich verbundenen Unternehmen – Otto Cars GmbH (Autohaus, Geschäftsführung 2009–2024) und Hausverwaltung Otto / Otto's Traumreisen (Leitung Digitalisierung & Transformation, 2025–2026).

Hausverwaltung Otto / Otto's Traumreisen

2025–2026 Leitung Digitalisierung & Transformation

rund 10 Mitarbeitende, 6 aktive Anwender schrittweise über rund 18 Monate

Ausgangslage: Verwaltung, Finanzbuchhaltung und Vertrieb liefen papierbasiert und ohne verbundene Systeme.
Meine Rolle: Auswahl und Einführung entschieden, gesteuert und selbst konfiguriert.
Vorgehen: Neuaufbau der Finanzbuchhaltung, Einführung einer Verwaltungssoftware, KI-gestützte Automatisierung administrativer Abläufe und Aufbau von Reporting-Strukturen; Einweisung der Mitarbeitenden.
Ergebnis: Rechnungsfreigaben, die vorher mehrere Tage durch den Betrieb liefen, sind heute in der Regel innerhalb eines Arbeitstags erledigt. Dokumente werden im digitalen Archiv gefunden statt gesucht. Die Lösung läuft weiterhin produktiv.

Otto Cars GmbH, Autohaus

Mehrjähriges Programm bis 2024 Geschäftsführender Gesellschafter

rund 15 Mitarbeitende, 11 aktive Anwender

Ausgangslage: Über Jahre gewachsene, zersplitterte Systemlandschaft im Autohaus.
Meine Rolle: Als Geschäftsführer entschieden und verantwortet – teils selbst umgesetzt, teils mit mehreren externen Dienstleistern gleichzeitig gesteuert.
Vorgehen: Zwei vollständige ERP-Migrationen inklusive Umstellung der Finanzbuchhaltung, dazu ein angebundenes Dokumentenmanagement für papierlose Abläufe – iterativ, im laufenden Betrieb.
Ergebnis: Beide Migrationen ohne Stillstandstage, Umstellungsarbeiten in Randzeiten. Durchlaufzeiten und Erfassungsfehler in den digitalisierten Kernprozessen deutlich reduziert.

Kundenprojekte über Otto-Computer

Beratungs- und Umsetzungsmandate im eigenen Gewerbe. Es handelt sich um Digitalisierungs- und Archivierungsmandate im KMU-Umfeld, nicht um KI-Transformationsmandate.

Sieben Kundenbetriebe im KMU-Umfeld

seit 2024 Beratung und Umsetzung, teils laufende Mandate

Kleinunternehmens- und KMU-Umfeld, 1 bis 30 Mitarbeitende, 1 bis 20 Anwender je Betrieb

Branchen: Bewusst branchenübergreifend: Handwerks- und Produktionsbetriebe (u. a. Elektro- und Sanitär/Heizungshandwerk, ein Sägewerk, ein Stanzwerk für Metallverarbeitung), eine Kanzlei sowie weitere Dienstleistungs- und Handelsunternehmen, darunter ein Vertriebsbetrieb für Verpackungsmaterial.
Ausgangslage: Analoge, uneinheitliche Verwaltungsabläufe und eine Archivierung ohne Blick auf die GoBD-Anforderungen – über alle Branchen hinweg ein vergleichbares Muster, trotz unterschiedlicher Fachanwendungen.
Meine Rolle: Beratung, Konzeption und Umsetzung im eigenen Gewerbe, überwiegend selbst aufgebaut.
Vorgehen: Prozessaufnahme, digitale Workflows, GoBD-orientierte Archivierung und die Anbindung an die vorhandenen Systeme und Fachanwendungen der Betriebe über deren Schnittstellen – ohne die eingesetzte Software abzulösen. Dazu Einweisung der Mitarbeitenden und laufende Betreuung.
Ergebnis: Je nach Umfang zwei bis acht Wochen bis zum produktiven Einsatz eines abgegrenzten Workflows. Standardvorgänge laufen spürbar schneller, GoBD-relevante Archivierungsanforderungen sind berücksichtigt. Alle Lösungen sind weiterhin im Einsatz.

Weitere Projekte

Digitaler Verkäuferarbeitsplatz bei Otto Cars.
Digitale Mietwagenverwaltung bei Otto Cars.

Methodik & Werkzeuge

Wie ich arbeite – und woran sich das nachlesen lässt

Reale, laufende Automatisierungen

Mehrstufige Automatisierungs-Workflows über Make.com für Content- und Bildpipelines, eine WordPress-Anbindung über einen selbst konfigurierten Adapter und WP-CLI, sowie Power Automate für administrative Abläufe.

Methodenbestand aus der Weiterbildung

Im Rahmen des MBAI-Zertifikatsprogramms (Hochschule Fresenius) entwickelte Rahmenwerke zur strukturierten KI-Werkzeugauswahl und zur Mitbestimmung bei KI-Einführungen – als Arbeitsprobe, nicht nur als Titel:

KI-Werkzeugkompass und Adoption-Rahmen

Löst: uneinheitliche, bauchgefühlbasierte Auswahl von KI-Werkzeugen im Unternehmen.

Ergebnis: klassifizierte Empfehlung (A–D) mit Begründung, Datenklasse und nächstem Schritt.

Rahmenwerk ansehen →

Mitbestimmungs- und Compliance-Check für KI-Einführungen

Löst: ungeklärte Mitbestimmung als häufigster Stolperstein bei KI-Einführungen.

Ergebnis: Ampelbewertung je Maßnahme plus Auflagenkatalog für eine Betriebsvereinbarung.

Rahmenwerk ansehen →

Im Rahmen des MBAI-Zertifikatsprogramms entwickelt – kein Kundenprojekt

Qualifikationen

Die Zertifikate, die zur Rolle gehören

MBAI® – Master Business with AI (Hochschulzertifikat, Hochschule Fresenius)	Abgeschlossen 2026
AI Integration Expert (Hochschule Fresenius)	Laufend, Abschluss Anfang 2027
Fachkraft für Change Management (IHK)	Abgeschlossen
SAP FI/CO + PRINCE2 + ITIL	Laufend, Abschluss Dezember 2026

Weiter: PSM I · PSPO I · Atlassian ACP-620 (Prüfung ausstehend). Vollständige Liste im Lebenslauf (PDF).

Werkzeuge: Microsoft 365 inkl. Copilot · GenAI & KI-Agenten (n8n, Copilot Studio, Azure AI Foundry) · Power Platform / Power Automate · ERP/SAP

Kontakt

Erstgespräch – 30 Minuten, unverbindlich

Was im Erstgespräch geklärt wird:

Welcher Anwendungsfall bei Ihnen zuerst trägt – und welcher besser wartet.
Welche Daten, Systeme und Beteiligten davon betroffen sind.
In welchem Rahmen, Zeitmodell und mit welcher Berichtslinie die Umsetzung läuft.

Erstgespräch anfragen (30 Minuten)

Lebenslauf herunterladen (PDF) LinkedIn-Profil kontakt@matthias-otto.com

Eckdaten für Mandate

Bevorzugt Mandate ab drei Monaten Laufzeit.
Deutschlandweit remote, Vor-Ort-Termine nach Absprache.
Vor Ort im Radius Göttingen–Kassel–Hannover–Braunschweig–Erfurt.
Berichtslinie an Geschäftsführung oder Bereichsleitung.
Vermögensschaden- und Betriebshaftpflichtversicherung bestehen; ein Versicherungsnachweis wird vor Mandatsbeginn vorgelegt.